Срок хранения бланков строгой отчетности

Бланки строгой отчетности сколько хранятся

Срок хранения бланков строгой отчетности

Испорченные бланки строгой отчетности, а так же корешки и копии сдаются вместе с выручкой и неиспользованными за день документами, которые на следующий день придется получать снова с соблюдением всех оговоренных выше формальностей. Особенности учета БСО при использовании автоматизированных систем Автоматизированные системы в большей мере предназначены для работы на территории офиса.

Само понятие «автоматизированная система» согласно ГОСТ 34.003-90 означает наличие комплекса: программа, компьютер, принтер. Вы заносите информацию в программу и выводите готовый документ строгой отчетности на печать. Происходит это при условии, что программное обеспечение куплено и установлено. Такие расходы по карману далеко не каждому, окупятся они не скоро, лишь в долгосрочной перспективе.

Хранение бсо

С каждым отдельным работником заключается договор о материальной ответственности. Тем не менее «строгие» бумаги для работы получаются у ответственного за их хранение работника под роспись, их излишки должны быть сданы в конце рабочего дня, что находит отражение в книге учета.

Обусловлено это порядком хранения бланков строгой отчетности. При любом из вариантов необходимо учесть, что хранение БСО должно осуществляться в соответствии с требованиями п.16 Положения № 359.
Таким образом, в конце рабочего дня излишки следует вернуть обязательно (исключением могут быть только экземпляры, выданные для работы филиалам при условии, что по месту их нахождения имеется сейф или металлический ящик, что обеспечит хранение БСО в соответствии с вышеуказанными требованиями).

Правильное ведение учета бсо. книга учета, хранение и инвентаризация

С периодичностью, установленной законодательно (чаще всего раз в месяц), проводится инвентаризация документации. Порядок хранения документов строгой отчетности БСО хранятся в металлических шкафах или сейфах.

По окончании рабочего дня сейф, в котором находятся БСО, опечатывается. Руководитель компании заключает договор с одним сотрудником, который работает с документами строгой отчетности и обеспечивает их сохранность.

С этим должностным лицом подписывается договор о полной материальной ответственности. Срок хранения БСО Законодательство не ограничивает время, в течение которого действительны БСО.

Бланки строгой отчетности: учет, хранение и уничтожение

Внимание Для выполнения операций по хранению, выдаче и использованию бланков строгой отчетности могут назначаться следующие должностные лица: — в организации — кассир (главный бухгалтер, завхоз, кладовщик); — в подразделениях, приемных пунктах — руководитель подразделения (мастер, приемщик и т.п.); — физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. 2.10. Физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет бланков строгой отчетности.
При приобретении бланков строгой отчетности физическим лицом составляется в произвольной форме акт о приобретении у поставщика (с указанием его реквизитов) бланков строгой отчетности (с указанием их наименования, количества, серии и номеров). К акту должны быть приложены сопроводительные документы (накладные, квитанции и т.п.).

Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности

ИП на своё усмотрение может добавить или убрать необходимые графы. Образец книги учета БСО Индивидуальный предприниматель также может книгу учёта БСО купить или заказать в типографии (по желанию).

Важно Но в любом случае нужно будет прошить и опломбировать (опечатать) в соответствии с требованиями. Заверять книгу в налоговой инспекции не нужно. При использовании АС (автоматизированная система) при печати данные о бланке автоматически заносятся в книгу учёта.

Если из налоговой поступит запрос о предоставлении информации из АС, то предприниматель обязан её предоставить. В 1C также предусмотрена возможность формирования книги. Особенности обращения с бланками строгой отчётности Каждое перемещение бланка должно быть учтено.

Приём из типографии и движение бланков во время работы предпринимателя фиксируются в книге учёта. Для каждого действия составляется соответствующий акт.

2. порядок учета и хранения бланков строгой отчетности

При несоблюдении порядка и срока хранения отчётности может быть применена статья 15.11 КоАП и соответственно штраф (в отношении ответственного лица или индивидуального предпринимателя) в размере от 2 000 рублей до 3 000 рублей. При всей простоте использования бланки строгой отчётности довольно требовательны в обращении.

Индивидуальный предприниматель обязан вести подробный учёт БСО и соблюдать условия хранения. Ведение книги учёта БСО и частая инвентаризация — два обязательных процесса, сопровождающих работу с бланками строгой отчётности.

При соблюдении установленного порядка обращения с данными документами ИП действительно может значительно упростить себе жизнь, исключив необходимость использования ККТ.

Хранение бланков строгой отчетности

Подразделения организации обязаны отчитаться за каждый полученный ими и использованный бланк строгой отчетности в порядке, установленном в п. п. 2.13 и 2.15 настоящих Методических указаний. 2.21.

Бланки строгой отчетности, по которым производится оформление заказов и получение наличных денег (квитанции, наряд — заказы, листки учета выработки мастера парикмахерской, кассовые ведомости на выполнение работы и услуги в присутствии заказчика и т.п.

), должны заполняться четко и разборчиво химическим карандашом или шариковой ручкой под копирку (или на самокопирующей бумаге) или без нее (если копии не предусмотрены). Подчистки, поправки и исправления, хотя бы и оговоренные в них, не допускаются.

Испорченные или неправильно заполненные бланки не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны.

Бсо в действии: использование, хранение, списание

А также индивидуальные предприниматели:

  • уплачивающие ЕНВД;
  • применяющие патентную систему (при осуществлении определённых видов деятельности);
  • находящиеся в удалённых местностях и оказывающие услуги (перечень утверждается каждым субъектом РФ).

ИП применяют бланки при произведении расчётов за наличные суммы с другими индивидуальными предпринимателями или с населением (при оказании услуг). При расчёте с организациями использование БСО запрещено. Бланки строгой отчётности следует заказывать в типографии.

Можно воспользоваться автоматизированной системой, к которой предъявляются определённые требования (такие, например, как сохранение в памяти каждой операции с бланком в течение пяти лет, защита от доступа неуполномоченных лиц, фиксация серии и номера бланка при выпуске).

Самостоятельное изготовление БСО (печать на обычном принтере) запрещено.

Бланки строгой отчетности: не только выпишем, но и сохраним

Кассир ведет учет квитанционных книжек и других бланков строгой отчетности по их наименованиям, сериям и номерам в Книге учета (Приложение N 3 к настоящим Методическим указаниям). Листы Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью организации.

При регистрации квитанционных книжек и других сброшюрованных бланков строгой отчетности в Книге учета должностное лицо обязано проверить наличие всех экземпляров комплекта в каждой книге и пригодность их для оформления заказов с тем, чтобы впоследствии не было предъявлено претензий со стороны получателей на отсутствие того или иного экземпляра комплекта и на их непригодность вследствие каких-либо дефектов. 2.4.

Бланки строгой отчетности в деталях: ведение, учет и хранение

Если бланков много, то для них отводится отдельное помещение. Оформляем поступление При поступлении бланков из типографии производится их приемка специальной комиссией, состав которой утверждается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

Члены комиссии пересчитывают бланки, сверяют серии и номера на бланках и в документах изготовителя. Результаты приемки отражают в акте, утверждаемом руководителем.

Можно использовать форму акта, утвержденную Протоколом ГМЭК № 4/63-2001 от 29 июня 2001г. Акт – основание для принятия БСО на учет ответственным за них работником.

Ведение учета Для учета БСО заводится специальная книга (журнал). На сегодняшний день форма такого книги не унифицирована, поэтому ее можно разработать самостоятельно и утвердить в составе приложения к учетной политике.

Сколько хранятся бланки строгой отчетности

В отношении материально ответственного лица, допустившего недостачу корешков (копий) квитанций и других бланков строгой отчетности, несоответствие указанных в квитанциях, их корешках и копиях сумм, подчистки и исправления в бланках и другие нарушения установленного порядка заполнения и использования бланков строгой отчетности, должен быть поставлен вопрос о немедленном отстранении его от занимаемой должности и проведении документальной ревизии, а в соответствующих случаях — о передаче дела в следственные органы, с предъявлением гражданского иска за причиненный ущерб. 2.17. Возложение обязанностей по контролю за использованием бланков строгой отчетности на должностных лиц, производящих их выдачу, не допускается

Источник: http://2155317.ru/blanki-strogoj-otchetnosti-skolko-hranyatsya/

Хранение бланков строгой отчетности: где и как хранить БСО в организации, порядок и сроки

Срок хранения бланков строгой отчетности

Организационные и процедурные аспекты хранения бланков строгой отчетности (БСО) регламентируются нормами действующего законодательства. Эти правила являются общеобязательными – они действуют для всех хозяйствующих субъектов, применяющих расчетные документы, подлежащие строгому учету.

Прежде всего, речь идет о правильной регистрации таких бумаг и обеспечении их сохранности. Основные нормативные требования, предъявляемые к хранению БСО, следует рассмотреть более детально.

Как хранить БСО в организации – учет и порядок

Документы БСО, изготовление которых осуществляется в порядке, установленном общеобязательными нормативными требованиями, приобретаются непосредственно у поставщика или, как вариант, через организацию почтового сервиса.

Каждая партия таких бумаг обязательно сопровождается приложением копии накладной или иной документации, в которой указываются названия, серии/номера, количество и покупная стоимость бланков строгой отчетности.

Приемка документов БСО, полученных от поставщика (изготовителя), должна выполняться уполномоченным должностным лицом в присутствии особой комиссии, состав и полномочия которой определяются распорядительным актом руководства.

Такая приемка осуществляется в день поступления бланков строгой отчетности. Назначенная комиссия сопоставляет реальное количество, серии и номера полученных документов с соответствующими данными сопроводительной документации.

Составляется акт, удостоверяющий зачисление БСО на приход. Этот же акт считается документальным основанием для принятия документов строгой отчетности к учету.

Если в процессе приемки комиссией обнаруживаются какие-либо несоответствия (излишек, недостаток, брак), копия составленного акта пересылается поставщику (изготовителю) в порядке письменной претензии.

Полученные и оприходованные бланки передаются на склад для их дальнейшего хранения. Поступление БСО на склад оформляется приходным ордером, в котором отражаются названия, серии, номера и количество расчетных документов (квитанций, чеков, прочих бланков).

Количественный учет бланков строгой отчетности ведется работниками склада по наименованиям бланков.

Необходимые сведения указываются в специальных карточках, обычно составляемых по стандартной форме и используемых для складского учета ТМЦ.

Квитанционные книжки, чековые книжки и прочие БСО предоставляются должностному лицу по требованию стандартного образца.

Квитанционные книжки и прочие БСО учитываются кассиром по их названиям, сериям, номерам.

Соответствующие сведения отражаются в специальной учетной книге.

Все листы данной книги подлежат нумерации/шнуровке, подписываются главбухом/руководителем хозяйствующего субъекта, скрепляются печатью (при её наличии).

Когда квитанционные книжки, чековые книжки и прочие БСО сброшюрованного типа регистрируются в учетной книге, должностное лицо проверяет комплектность и эксплуатационную пригодность каждой такой брошюры.

Руководитель организации в обязательном порядке заключает соглашения о материальной ответственности с должностными лицами, уполномоченными принимать, хранить, выдавать и применять БСО.

Каждый такой договор должен предусматривать персональную и полную ответственность должностного лица – главбуха, кладовщика, завхоза, кассира. Для подобного соглашения обычно используется регламентированная форма.

Руководитель обязан создать адекватные условия для обеспечения хранения денежных средств и БСО. Подобные условия всегда создаются сотрудникам, уполномоченным принимать наличную выручку, а также выдавать, хранить и применять БСО.

Должностные лица, уполномоченные принимать, хранить, выдавать, применять, учитывать бланки строгой отчетности, а также оформлять все эти процедуры документально, руководствуются действующими регламентами и указаниями главного бухгалтера организации.

Где должны находиться документы?

Документы строгого учета подлежат хранению в специальных металлических шкафах (сейфах). Как вариант, допускается хранение БСО непосредственно в кассе, поскольку её оснащенность считается подходящей для расположения и содержания ценностей.

Большое количество документальных бланков у организации нередко приводит к тому, что они хранятся в отдельных безопасных помещениях, оборудованных надлежащим образом и исключающих возможность утраты БСО.

Сроки

Действующим российским законодательством не ограничивается период времени, на протяжении которого бланки строгой отчетности считаются действительными.

Организация или ИП, применяющий БСО для наличных расчетов с физическими лицами, самостоятельно устанавливает срок эксплуатационной пригодности в отношении используемых бланков.

Копии/корешки использованных расчетных документов, испорченные/бракованные БСО обязательно хранятся на протяжении пяти лет.

Когда пятилетний срок обязательного хранения завершится, организация сможет уничтожить (ликвидировать) соответствующие бланки.

Дата такой ликвидации не может наступить раньше, чем через месяц, прошедший со дня последней инвентаризации документов строгой отчетности.

Выводы

Многие аспекты применения БСО хозяйствующими субъектами регламентируются действующими нормами, имеющими общеобязательный характер. Процедура хранения таких бланков не является исключением.

Нормативным актом предусматриваются четкие правила, в соответствии с которыми организуется и выполняется хранение БСО, а также обеспечивается их сохранность.

Предъявляются требования о полной материальной ответственности уполномоченных должностных лиц. Устанавливаются критерии обеспечения сохранности и целостности документальных бланков. Определяются правила приемки БСО на хранение.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/bso/hranenie-blankov-strogoj-otchetnosti.html

Срок хранения бсо

Срок хранения бланков строгой отчетности

Для этого все документы должны храниться в сейфе или специальном помещении, которые ежедневно опечатываются. Читайте пример хранения трудовых книжек.

К содержанию Срок хранения Срок хранения БСО законодательством регламентируется только в отношении копий использованных бланков, а также их корешков. Они должны храниться не менее пяти лет, но при этом их уничтожение допускается только по прошествии месяца со дня последней инвентаризации.

Относительно неиспользованных бланков никаких сроков не предусмотрено, поэтому они могут храниться любое время. К содержанию Инвентаризация бланков Периодически осуществляется инвентаризация БСО, которая позволяет выявить их недостачу или нарушение правил хранения.

Инвентаризация проводится комиссией, состав которой утверждается предпринимателем. Также целями инвентаризации является уничтожение бланков строгой отчетности.

Учет бланков строгой отчетности бсо

Кроме того, существует определенный порядок списания потерянных бланков строгой отчетности.

Как правило, этот факт подтверждает инвентаризационная опись БСО, которая сопоставляет данные книги учета с фактическим наличием бланков у ответственного лица.

На сегодняшний день законодательная ответственность за утерю не предусмотрена, однако предприниматель вправе применить к виновному сотруднику меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные трудовым законодательством.

Утеря бланков строгой отчетности также требует от предпринимателя изготовления новых в количестве, равном количеству пропавших. Особо стоит отметить, что, если утеря произошла в результате совершения противоправных действий, например, кражи, то в обязательном порядке необходимо оповестить об этом следственные органы.

Все об учете БСО: ведение, хранение и отчетность

Срок хранения бланков строгой отчетности

При оказании услуг населению индивидуальным предпринимателям можно воспользоваться правом применения БСО.

Бланк строгой отчётности является документом, который подтверждает оплату предоставленной услуги.

При некоторых видах деятельности, в частности, непривязанной к определённому месту (оказание услуг выездного видео-/фотооператора, визажиста и т.п.), БСО являются наиболее приемлемым вариантом.

Но как бы не был сложен порядок работы с ККТ, взаимодействие с бланками строгой отчётности также требует внимательного и вдумчивого отношения. Учёт БСО является важным моментом в процессе работы с бланками. Некоторые считают, что работа с БСО намного проще, чем с ККТ. Но на деле происходит не совсем так. Скорее затраты на бланки меньше, чем на обслуживание ККТ.

А вот о простоте использования говорить не приходится. В законодательстве работа с БСО строго регламентирована. Бланки строгой отчётности — важные документы, которые подлежат учёту и хранению в соответствии с установленными правилами. Необходимые сведения, касающиеся порядка обращения с бланками, содержатся в Постановлении Правительства от 6.05.

2008 № 359 (далее по тексту Постановление).

Применять бланки строгой отчётности вправе ИП и организации, которые оказывают населению услуги, полный перечень которых представлен, например, в утверждённом классификаторе услуг ОК002-93. А также индивидуальные предприниматели:

О том как должны использоваться бланки строгой отчетности при ведении деятельности читайте в этой статье: https://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalteriya-ip/kak-dolzhen-ip-ispolzovat-pri-vedenii-deyatelnosti-blanki-strogoy-otchetnosti.html

  • уплачивающие ЕНВД;
  • применяющие патентную систему (при осуществлении определённых видов деятельности);
  • находящиеся в удалённых местностях и оказывающие услуги (перечень утверждается каждым субъектом РФ).

ИП применяют бланки при произведении расчётов за наличные суммы с другими индивидуальными предпринимателями или с населением (при оказании услуг). При расчёте с организациями использование БСО запрещено.

Бланки строгой отчётности следует заказывать в типографии. Можно воспользоваться автоматизированной системой, к которой предъявляются определённые требования (такие, например, как сохранение в памяти каждой операции с бланком в течение пяти лет, защита от доступа неуполномоченных лиц, фиксация серии и номера бланка при выпуске).

Самостоятельное изготовление БСО (печать на обычном принтере) запрещено. Каждый бланк должен иметь перечень реквизитов, установленных в пункте 3 Положения. Бланк имеет шестизначный номер, который присваивается при печати в типографии или при автоматическом формировании.

БСО заполняются чётко и разборчиво, ошибки и исправления не допускаются (неправильно заполненный бланк перечёркивается и прикрепляется к книге учёта за тот день, в который он был заполнен).

Книга учёта БСО: общие сведения

Учёт БСО для ИП, равно как и для организаций, ведётся в книге или журнале учёта БСО. Утверждённой законом формы нет. В Постановлении описаны общие рекомендации по составлению данной книги. Разберём их подробно. Книга учёта должна быть прошита и скреплена подписью и печатью (при наличии) предпринимателя.

Для этого каждый лист нумеруют, делают отверстия дыроколом для сшивания и скрепляют верёвкой/ниткой, включая титульные листы. Концы верёвки завязывают и приклеивают на них листок бумаги, на котором ставятся дата, подпись предпринимателя и печать (при наличии).

Таким образом, получается готовый к применению и опечатанный журнал для ведения учёта бланков. На пронумерованных страницах книги должно быть предусмотрено место для даты, подписи и печати ИП.

По причине того, что при приёме или выдаче бланков требуется указывать дату, номер, количество, выдающие или получающие БСО лица, а также их подписи, то при формировании граф журнала следует предусмотреть для данных сведений соответствующие графы.

С образцом заполнения книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств можно ознакомиться в статье: https://ipshnik.com/vedenie-ip/kniga-ucheta-prinyatyih-i-vyidannyih-kassirom-denezhnyih-sredstv.html

Как было сказано выше, утверждённой формы нет, и создать её можно самостоятельно или приобрести готовый экземпляр. Предприниматели могут книгу учёта БСО скачать и оформить в соответствии с приведёнными инструкциями. Примерный вариант содержания и общего вида книги представлен ниже. ИП на своё усмотрение может добавить или убрать необходимые графы.

Образец книги учета БСО

Индивидуальный предприниматель также может книгу учёта БСО купить или заказать в типографии (по желанию). Но в любом случае нужно будет прошить и опломбировать (опечатать) в соответствии с требованиями. Заверять книгу в налоговой инспекции не нужно.

При использовании АС (автоматизированная система) при печати данные о бланке автоматически заносятся в книгу учёта. Если из налоговой поступит запрос о предоставлении информации из АС, то предприниматель обязан её предоставить.

В 1C также предусмотрена возможность формирования книги.

Особенности обращения с бланками строгой отчётности

Все об особенностях при оформлении бланков строгой отчетности можно узнать в этой статье: https://ipshnik.com/vedenie-ip/otchetnost-ip/bso-ili-kkt-uchityivaem-osobennosti-oformlyaem-pravilno.html

Каждое перемещение бланка должно быть учтено. Приём из типографии и движение бланков во время работы предпринимателя фиксируются в книге учёта. Для каждого действия составляется соответствующий акт.

Для осуществления приёма/выдачи бланков, регистрации, а также для ведения журнала учёта назначается уполномоченный сотрудник. С ним заключается договор о материальной ответственности.

В случае, если ИП ведёт деятельность один, то обязанность учёта и хранения БСО в установленном порядке ложится на него.

Ежедневное заполнение журнала учёта — неотъемлемая обязанность, исполнение которой необходимо при использовании бланков.

Хранение и инвентаризация

Пункты с 14 по 16 Постановления касаются вопроса хранения бланков. В законодательстве конкретно прописаны требования.

Прежде всего, стоит упомянуть, что предприниматель обязан создать условия для безопасного хранения БСО.

После каждого рабочего дня бланки опечатываются и помещаются в сейф или надёжный ящик из металла, также предусмотрено хранение документов в специально предназначенных помещениях (например, в бухгалтерии).

Срок хранения бланков (копий или отрывных частей бланка) — 5 лет. По истечении месяца и после проведения последней инвентаризации документы можно утилизировать. Предварительно нужно составить соответствующий акт.

Для неиспользованных бланков строгого ограничения времени хранения нет. Излишки или устаревшие формы БСО (с неактуальными данными ИП) уничтожаются также после инвентаризации и составления акта о ликвидации.

Пример акта о ликвидации приведён ниже.

Акт о списании БСО

Инвентаризация бланков обычно проводится одновременно с инвентаризацией кассы. Таким образом, осуществляется проверка надлежащего исполнения требований по хранению и использованию БСО, выявляются остатки или недостача.

Для проведения инвентаризации ИП необходимо утвердить инвентаризационную комиссию — указать участвующих лиц. Результаты фиксируются в форме ИВН-16, образец которой приведён ниже.

При плановом проведении инвентаризации форма оформляется в двух экземплярах.

Форма ИВН-16

При выявлении недостатков БСО необходимо разобраться в причинах и применить необходимые меры для предотвращения повторения подобного в будущем. В законодательстве не предусмотрено ответственности за потерю бланков строгой отчётности, но предприниматель вправе применить дисциплинарное взыскание по отношению к ответственному сотруднику.

К слову о штрафах. За отсутствие книги учёта БСО или ведение её с нарушениями индивидуальный предприниматель может быть привлечён как к административной, так и к налоговой ответственности.

По статье 120 НК РФ за грубое нарушение учёта предусмотрен штраф от 10 000 рублей (при нарушении в течение одного налогового периода) до 30 000 рублей (более одного налогового периода). При несоблюдении порядка и срока хранения отчётности может быть применена статья 15.

11 КоАП и соответственно штраф (в отношении ответственного лица или индивидуального предпринимателя) в размере от 2 000 рублей до 3 000 рублей.

При всей простоте использования бланки строгой отчётности довольно требовательны в обращении. Индивидуальный предприниматель обязан вести подробный учёт БСО и соблюдать условия хранения.

Ведение книги учёта БСО и частая инвентаризация — два обязательных процесса, сопровождающих работу с бланками строгой отчётности.

При соблюдении установленного порядка обращения с данными документами ИП действительно может значительно упростить себе жизнь, исключив необходимость использования ККТ.

Когда можно выдавать бланки строгой отчетности (БСО)?

Источник: https://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalterskaya-otchetnost/pravilnoe-vedenie-ucheta-bso-kniga-ucheta-hranenie-i-inventarizatsiya.html

Хранение БСО

Срок хранения бланков строгой отчетности

Согласно действующему законодательству, все компании, принимающие наличные деньги от физических лиц, обязаны устанавливать ККМ. Фирмы, работающие в отдельных отраслях, могут заменить кассовые чеки на бланки строгой отчетности.

Эти документы могут выглядеть по-разному: абонементы, путевки, проездные билеты и т.д.

Суть остается одной: они должны содержать все необходимые реквизиты, а хранение БСО и их документальное отражение должны производиться в строгом соответствии с положениями нормативно-правовых актов.

Нормы сохранения бланков строгой отчетности прописаны в соответствующих положениях Правительства РФ. Они гласят, что организация обязана вести журналы учета БСО, где фиксируется их количество. Образец оформления таких документов не установлен законодательно, поэтому юридическое лицо вправе выбирать тот формат, который будет ему удобен. Журнал должен отвечать трем основным характеристикам:

  • наличие номеров страниц;
  • прошивка листов;
  • наличие подписи директора и оттиска печати юридического лица.

Заводя журнал, организация выпускает акт касательно правил его заполнения. В этом документе прописывается ФИО работника, ответственного за использование и сохранность БСО.

Отражение БСО в бухгалтерии предприятия

Законодательство не предусматривает единых правил бухгалтерского учета бланков, но правила их поступления в организацию и хранения изложены полно и четко.

БСО поступают в фирму вместе с сопроводительным документом (товарная накладная), в котором указано их количество, вид, серия, номер и другие детали. Прием производится комиссией, которая пересчитывает документы и сверяет их номера. Если ошибок не найдено, составляется акт о приеме в свободной форме. Он подписывается руководителем предприятия и служит основанием для принятия БСО к учету.

Существует два вида актов о приеме: временный (ответственные лица получают БСО на четко прописанный срок) и количественный (сотрудникам компании передается бессрочно определенное количество бланков). Акт обязательно содержит информацию о числе поступивших из типографии бумаг, их сериях и номерах.

В плане счетов существует отдельная группа для отражения бланков строгой отчетности. Расходы, связанные с их печатью, вычитаются из налоговой базы по налогу на прибыль. С периодичностью, установленной законодательно (чаще всего раз в месяц), проводится инвентаризация документации.

Порядок хранения документов строгой отчетности

БСО хранятся в металлических шкафах или сейфах. Для этих целей может быть использована касса, потому что она оборудована специальным образом для размещения ценностей. Если документы были напечатаны в большом количестве, их размещают в отдельные комнаты (кабинеты), в которых созданы условия, исключающие вероятность порчи или хищения.

По окончании рабочего дня сейф, в котором находятся БСО, опечатывается. Руководитель компании заключает договор с одним сотрудником, который работает с документами строгой отчетности и обеспечивает их сохранность. С этим должностным лицом подписывается договор о полной материальной ответственности.

Срок хранения БСО

Законодательство не ограничивает время, в течение которого действительны БСО. Можно сказать, что «срок годности» документов устанавливает сам предприниматель.

Компания, применяющая БСО, обязана хранить корешки и копии использованных бланков в течение пяти лет. По окончании этого срока она имеет право уничтожить архив. Для этого нужно выбрать день, когда с даты последней инвентаризации пройдет не менее одного месяца.

Инвентаризация БСО

Организация несет обязанность осуществлять инвентаризации бланков с периодичностью, установленной законом. В ходе проверки пересчитывается количество документов, выявляются те их них, срок хранения которых истекает. Проведение ревизии – зона ответственности инвентаризационной группы, которая выбирается руководителем предприятия из числа сотрудников.

Пересчет документов должен производиться в присутствии лица, ответственного за их хранение. По результатам проверки составляется инвентаризационная опись в двух экземплярах.

Если ревизия выявила недостачу, нужно выявить ее причины. Для начала определяется степень вины ответственного лица. Если вина была установлена, к этому сотруднику могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.

Если недостачи в организации – частое явление, рекомендуется обратиться за помощью в правоохранительные органы.

Списание БСО

Когда срок хранения БСО, определенный предпринимателем, истекает, их нужно списать. Закон устанавливает, что предприниматель обязан сохранять не только использованные, но и испорченные документы (с ошибками в дате или в реквизитах) в течение пяти лет. По истечении этого периода от них можно избавиться.

Для списания утерянных бланков существует особый порядок. Их недостача проявляется в ходе ежемесячных ревизий. Изменение количества документов фиксируется в журнале учета БСО.

Лицо, отвечающее за работу с этими бумагами, несет дисциплинарное наказание, если устанавливается его вина. Если потеря БСО сопровождалась кражей другого имущества организации или иными действиями противоправного характера, имеет смысл обратиться в органы внутренних дел.

Источник: https://okbuh.ru/bso/hranenie-bso

Юрист Трединский
Добавить комментарий